Пошаговая инструкция по заполнению и подаче уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор через Госуслуги. Образец, сроки, штрафы за нарушение.
Уведомление об обработке персональных данных — это официальный документ, который оператор персональных данных обязан направить в Роскомнадзор до начала обработки ПДн. Требование установлено частью 1 статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Уведомление обязаны подавать все организации и ИП, которые обрабатывают персональные данные, за исключением случаев, перечисленных в части 2 статьи 22 152-ФЗ.
Часть 2 статьи 22 152-ФЗ содержит закрытый перечень исключений. Уведомление не требуется, если обработка осуществляется:
Важно: большинство организаций не подпадают под исключения, поскольку используют компьютеры, программы «1С», CRM-системы, электронную почту — всё это является средствами автоматизации. Даже если организация обрабатывает только ПДн работников, но ведёт учёт в «1С» — уведомление обязательно.
| Действие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичная подача уведомления | До начала обработки ПДн | ч. 1 ст. 22 152-ФЗ |
| Внесение изменений в уведомление | В течение 10 рабочих дней с момента изменений | ч. 7 ст. 22 152-ФЗ |
| Уведомление о прекращении обработки | В течение 10 рабочих дней с момента прекращения | ч. 7 ст. 22 152-ФЗ |
| Рассмотрение уведомления Роскомнадзором | 30 дней с момента поступления | ч. 4 ст. 22 152-ФЗ |
| Внесение в Реестр операторов ПДн | 30 дней с момента поступления уведомления | ч. 4 ст. 22 152-ФЗ |
Авторизуйтесь на портале Госуслуг
Перейдите на сайт gosuslugi.ru и войдите под учётной записью организации или ИП. Потребуется подтверждённая учётная запись юридического лица (ЕСИА). Если учётной записи организации нет — зарегистрируйте её с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя.
Найдите услугу подачи уведомления
В поисковой строке портала введите «Уведомление об обработке персональных данных» или перейдите по прямой ссылке на услугу Роскомнадзора. Выберите тип уведомления: первичное, внесение изменений или прекращение обработки.
Заполните сведения об операторе
Укажите полное и сокращённое наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический и фактический адрес, контактный телефон и e-mail. Большинство полей заполняется автоматически из данных ЕСИА — проверьте их актуальность.
Укажите правовое основание обработки ПДн
Перечислите нормативные правовые акты, на основании которых организация обрабатывает ПДн: Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ, Гражданский кодекс РФ, отраслевые законы. Укажите также реквизиты локальных актов — приказов, положений.
Опишите цели и категории обрабатываемых данных
Для каждой цели обработки укажите: категории субъектов ПДн (работники, клиенты, контрагенты), перечень обрабатываемых данных (ФИО, паспорт, ИНН, телефон, e-mail), правовое основание (согласие, договор, закон), действия с данными (сбор, хранение, передача), способ обработки (автоматизированный, неавтоматизированный, смешанный).
Укажите меры безопасности и сроки хранения
Опишите принимаемые меры по защите ПДн: шифрование, разграничение доступа, антивирусная защита, резервное копирование. Укажите сроки обработки и хранения ПДн для каждой категории, а также дату начала обработки. Отметьте, осуществляется ли трансграничная передача данных.
Подпишите и отправьте уведомление
Проверьте все заполненные данные, при необходимости прикрепите дополнительные документы. Подпишите уведомление квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации и нажмите «Отправить». Уведомление будет направлено в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации организации. Статус обработки можно отслеживать в личном кабинете.
При заполнении уведомления об обработке персональных данных важно правильно указать все обязательные сведения. Ниже приведён пример заполнения ключевых полей.
Цель 1. Кадровое делопроизводство и бухгалтерский учёт.
Цель 2. Исполнение договоров с клиентами.
Цель 3. Обработка обращений через сайт.
В уведомлении необходимо указать конкретные меры защиты ПДн: назначение ответственного лица, утверждение внутренних документов (политика, положение, инструкции), ограничение доступа к ПДн, применение средств защиты информации, регулярное обучение сотрудников.
Если сведения, указанные в ранее поданном уведомлении, изменились, оператор обязан уведомить Роскомнадзор об этих изменениях в течение 10 рабочих дней (часть 7 статьи 22 152-ФЗ).
Роскомнадзор вносит изменения в Реестр операторов ПДн в течение 30 дней с момента получения информационного письма. Проверить актуальные данные можно на сайте Роскомнадзора в разделе «Реестр операторов».
При ликвидации организации, прекращении деятельности ИП или полном прекращении обработки ПДн оператор обязан подать уведомление о прекращении обработки в течение 10 рабочих дней. После получения Роскомнадзор исключает оператора из Реестра.
Конструктор автоматически сформирует уведомление с правильным описанием целей обработки, категорий данных и мер безопасности. Останется только подписать КЭП и отправить через Госуслуги.
Создать уведомлениеПодготовим комплект под ключ с адаптацией под ваш бизнес. Можно собрать самостоятельно.
